Auftragserfassung automatisieren: Bestellungen aus E-Mail und PDF direkt ins ERP

Ihre Kunden schicken Bestellungen so, wie es ihnen passt. Der eine als PDF aus seinem Warenwirtschaftssystem, die andere als eingescanntes Formular, der dritte schreibt einfach „wie letztes Mal, nur 20 Stück mehr“ in eine Mail. Im Innendienst wird daraus jeden Tag dieselbe Arbeit: lesen, Artikel suchen, Mengen eintippen, Preis prüfen, Auftragsbestätigung schreiben.

Diese Arbeit ist nicht schwer. Sie ist nur viel, und sie ist fehleranfällig. Ein Zahlendreher in der Artikelnummer fällt erst auf, wenn die falsche Ware beim Kunden steht.

Warum das lange nicht automatisierbar war

Bisherige Software zum Auslesen von Dokumenten arbeitete mit Vorlagen: Feld A steht oben rechts, Feld B in Zeile drei. Das funktioniert bei Rechnungen eines großen Lieferanten, der immer dasselbe Layout schickt. Bei Bestellungen von hundert verschiedenen Kunden funktioniert es nicht. Jedes neue Layout hätte eine neue Vorlage gebraucht.

Moderne Sprachmodelle lesen ein Dokument eher wie ein Mensch. Sie erkennen eine Positionstabelle auch dann, wenn sie anders aufgebaut ist als alle bisherigen, und sie verstehen auch den Satz „bitte wie Auftrag 4711, aber mit Lieferung nach Bochum“. Genau das macht die Auftragserfassung heute automatisierbar.

So läuft die automatisierte Auftragserfassung

1. Eingang: Bestellungen kommen wie bisher an bestell@ oder an die persönlichen Adressen im Innendienst. Ihre Kunden ändern nichts.
2. Erkennen: Das System erkennt, dass es sich um eine Bestellung handelt, und nicht um eine Anfrage, Reklamation oder Lieferavis.
3. Auslesen: Kunde, Positionen, Mengen, Wunschtermin, Lieferadresse und Bestellnummer des Kunden werden gelesen.
4. Abgleichen: Kundennummer und Artikelnummern werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Verwendet der Kunde eigene Artikelnummern, wird über eine Zuordnungstabelle übersetzt, die mit jeder Bestellung besser wird. Preise werden gegen Preisliste oder Rahmenvertrag geprüft.
5. Anlegen: Der Auftrag wird im ERP als Entwurf angelegt. Unsichere Felder sind markiert.
6. Freigeben: Ihr Innendienst prüft den Entwurf, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Die Auftragsbestätigung geht raus.

Der Mensch bleibt also im Ablauf, aber an einer anderen Stelle: Er prüft statt zu tippen. Aus 14 Positionen abtippen wird ein Blick auf eine markierte Preisabweichung.

Die Rolle von KI und ERP sauber trennen

Ein häufiger Denkfehler ist, der KI die ganze Auftragsverarbeitung zu überlassen. Das ist weder nötig noch sinnvoll.

• KI liest die Bestellung und macht aus einem unordentlichen Dokument saubere Daten.
• Ihr ERP bleibt das System, das über Preise, Verfügbarkeit, Kreditlimits und Liefertermine entscheidet. Diese Regeln haben Sie dort aus gutem Grund hinterlegt.
• Ihr Innendienst entscheidet in allen Fällen, die nicht eindeutig sind.

So bleibt nachvollziehbar, warum ein Auftrag so angelegt wurde, wie er angelegt wurde.

Was Sie vorher klären sollten

• Stammdaten: Wenn Artikel doppelt angelegt sind oder Kundennummern fehlen, verlagert die Automatisierung den Fehler nur nach hinten. Ein Blick in die Stammdaten gehört deshalb in den Prozess-Check.
• Sonderfälle: Streckengeschäfte, Musterbestellungen, Konsignationslager. Die müssen nicht sofort automatisiert werden. Es reicht, wenn das System sie erkennt und an einen Menschen gibt.
• ERP-Anbindung: SAP Business One, weclapp, Sage, proALPHA, Microsoft Dynamics und viele andere bieten Schnittstellen. Bei älteren Systemen gibt es fast immer einen Import-Weg.

Was es bringt

Eine Beispielrechnung: 60 Bestellungen pro Woche, 8 Minuten Erfassung je Bestellung. Das sind bei 46 Arbeitswochen rund 370 Stunden im Jahr nur für das Abtippen. Bleibt nach der Automatisierung etwa eine Minute für die Prüfung, werden über 300 Stunden frei. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen im Kostenrechner.

Mindestens genauso wichtig: Bestellungen werden am selben Morgen bestätigt, nicht erst, wenn jemand dazu kommt. Und wenn im Innendienst jemand krank ist, bleibt nichts liegen.

Der nächste Schritt: Angebote

Wer die Auftragserfassung automatisiert hat, sieht meistens schnell den nächsten Kandidaten: Angebote. Auch dort wird aus einer formlosen Anfrage ein strukturiertes Dokument mit Positionen und Preisen. Weitere Beispiele haben wir in KI im Mittelstand: acht Anwendungsbeispiele gesammelt.

Wenn Sie wissen wollen, wie das mit Ihrem ERP und Ihren Kunden funktionieren würde, schreiben Sie uns kurz, welches System Sie nutzen und wie viele Bestellungen pro Woche eingehen.