Buchhaltung
E-Rechnungspflicht: Was der Mittelstand bis 2028 umstellen muss
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 auch selbst verschicken. Wer das nur als Pflicht abarbeitet, verschenkt die eigentliche Chance.
Die E-Rechnung ist eine der wenigen gesetzlichen Pflichten, die einem Unternehmen am Ende Arbeit abnehmen können. Vorausgesetzt, man setzt sie richtig um.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrem Steuerberater.
Die Fristen im Überblick
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz mit der Neufassung von § 14 UStG. Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht zum Ausstellen gilt grundsätzlich für alle Unternehmen. |
Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Für Kleinunternehmer gelten Sonderregeln.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind:
- XRechnung: reine XML-Datei, ohne menschenlesbare Ansicht. Bekannt aus Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL): ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar.
Der Unterschied ist für die Automatisierung entscheidend: Bei einer E-Rechnung müssen die Daten nicht mehr aus einem Bild oder PDF gelesen werden. Sie stehen schon sauber in der Datei.
Der häufigste Fehler: E-Rechnungen wieder ausdrucken
Viele Betriebe haben die Empfangspflicht 2025 pragmatisch gelöst: Ein Viewer wandelt die XML-Datei in ein lesbares PDF um, und dann läuft alles weiter wie immer. Ausdrucken, Kostenstelle draufschreiben, Freigabe einholen, abtippen.
Rechtlich reicht das, solange die Original-XML-Datei revisionssicher archiviert wird. Wirtschaftlich ist es verschenkt. Die Daten lagen schon strukturiert vor und werden trotzdem wieder von Hand erfasst.
Die Umstellung als Chance nutzen
Wer ohnehin an den Rechnungsprozess muss, kann ihn bei der Gelegenheit gleich automatisieren:
- Eingang: E-Rechnungen, PDFs und gescannte Papierrechnungen laufen über denselben Weg. Bei E-Rechnungen werden die Daten direkt übernommen, bei allen anderen von einer KI ausgelesen.
- Prüfung und Freigabe: Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, digitale Freigabe nach festen Regeln.
- Übergabe: an DATEV oder ins ERP, mit Archivierung der Originaldatei.
- Ausgang: Ihr ERP oder Ihre Rechnungssoftware erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung. Bei vielen Systemen ist das ein Update oder eine Einstellung, bei älteren eine kleine Erweiterung.
Wie ein automatisierter Rechnungseingang konkret aussieht und was er bringt, steht ausführlich in Rechnungseingang automatisieren.
Checkliste für die nächsten Monate
- Prüfen, ob Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt und damit 2027 oder erst 2028 gilt.
- Mit dem Anbieter Ihres ERP oder Ihrer Rechnungssoftware klären, ob ZUGFeRD oder XRechnung ausgegeben werden kann.
- Eine zentrale Eingangsadresse für Rechnungen einrichten.
- Klären, wie die Original-XML-Dateien revisionssicher archiviert werden.
- Ihre größten Kunden fragen, in welchem Format sie Rechnungen erwarten.
- Entscheiden, ob Sie bei dieser Gelegenheit den Rechnungseingang automatisieren.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein Grund zur Panik, aber auch keine Formalie, die man mit einem PDF-Viewer abhakt. Wer jetzt umstellt, kann den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Buchung in einem Zug modernisieren.
Wenn Sie wissen möchten, wie das mit Ihrem ERP und DATEV zusammenspielt, sprechen Sie uns an. Wir schauen uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen, was nötig ist und was nicht.